まずは採用支援システムとは何かを簡単に説明します

最近、多くの会社で、採用業務の効率化のために採用支援システムが導入されています。その内容は、自社の求人広告に対する応募者をリスト化し、選考試験の進捗状況や合否、内定通知の発送状況、入社の可否などを管理するものです。さらに、深堀して採用後の訓練状況や業績などのデータを付加し、人事管理システムとして、社員管理を行う会社も出てきています。今後もこういったシステム連携は盛んに行われることが予想されており、さらには給与システム等との連携を検討している会社もあります。こうした背景には、人事データを統一し、簡単かつ多角的に人事管理を行いたいという会社の思惑があります。というのも、これまで人事データは人事部内に保管されていたものの、部署ごとに管理されていたため、画一的な人事評価になってしまう傾向があったからなのです。

採用支援システムが拡大している理由

採用支援システムが普及してきた背景には、社員の雇用形態の多様化と中途採用枠の拡大があります。かつて、採用と言えば新卒者の新規採用だけであり、中途採用は稀でした。雇用形態にしても、基本的には、正社員とアルバイトしかありませんでした。ところが、バブルが崩壊し、各企業が長い不況に陥った際、新規採用を凍結するとともに、より安価な労働力を求め、非正規雇用社員や契約社員の雇用を拡大していきました。その結果、様々な雇用形態が生まれ、さらには少子化により新規採用が思うように雇用できなくなったことから、中途採用枠を拡大せざるを得ない状況になっているのです。ここで、問題となったのが採用事務の煩雑化です。採用担当者は1年中、採用事務を行わなければならず、そこにかかるコストも膨大になったことから、迅速かつ正確に採用事務を行う手段としてシステム化を進めたのです。

採用支援システムの概要とメリット

このシステムの構成は、まず、自社の求人広告を見て応募してきた社員を応募経路ごとにリスト化します。提出された履歴書から必要な部分をピックアップしデータベースを作るのです。その後、選考試験に日程通知、選考試験の実施状況、評価点、合否、内定通知の送付、入社の可否といった項目を設け、進捗状況を入力します。これらのデータを一覧にすることにより、各工程の遅れや漏れがないか一括管理することができます。従来は、個々の担当者がそれぞれエクセルなどで管理していましたから、全体の進捗が把握できず、他社に人材が流れてしまうこともありましたので、システム化によって、効率化はもちろん迅速な作業が可能となったのです。さらに、こういった基本システムに付加する形で入社後の業績や訓練経過、また、給与システムと連携した、総合人事システムの構築がトレンドとなりつつあるのです。

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